[업무 방법론] 문서 작성법

Index

1. 인수인계서

2. 업무일지

3. 기안서/상신서

4. 회의록

5. 품의서

6. 업무메일

7. 사업제안서

Reference

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1. 인수인계서

인계서

- 직원이 장기간 자리를 비우거나 부서 이동시 작성

- 새로운 업무를 받는 사원 또한 인수인계서를 작성해야함.

- 인수인계는 업무 교육 메뉴얼을 참고하여 작성.

 

포인트

- 조직 및 인원 현황, 조직 내 개인별 담당 업무의 내용을 항목별로 정리

- 현재 업무 진행상황 및 계획 업무를 간략하게 작성

- 주요 업무 처리 방법 및 절차를 깔끔한 문장으로 정리

- 예산 및 집행 실적, 거래처 연락처, 거래처와 협의 내용을 짧게 정리.

 

2. 업무 일지 

업무일지

- 업무의 진행 속도, 효율, 미처리 업무의 유무를 한눈에 파악 가능

- 업무일지를 통해 나만의 규칙적인 업무 루틴을 만드는 것을 추천

- 성과를 수치화해 객관적인 자료로 만들 수 있고 근무실적 체크 가증.

- 일간, 주간, 월간 등 다양한 형식이 있음. 신입은 주간일지 작성

 

포인트

- 업무 진행에 소요된 시간과 업무의 중요도를 포함

- 단순히 체크리스트일 경우 업무 흐름 파악이 어려우니 먼저 한 주의 목표를 작성

- 업무 내용은 표준화된 목록을 만들어서 단계별로 작성

- 업무 진행사항을 정리하는 것보다 중요한 건 결과에 대한 정리

 

3.  기안서 / 상신서

기안서

- 진행하고자하는 사안에 대해서 설명하고, 검토를 요청하는 문서

- 품의서는 허락을 요청, 기안서는 검토를 요청. 기안서가 포괄적

- 기안서는 프로젝트 검토용, 품의서는 경비 지출용으로 작성.

- 논리적 위계를 잘 지킬 것

 

포인트

- 품의서처럼 제목에는 핵심 내용이 반드시 포함

- 작성자의 입장이 아닌, 결재권자의 입장에서 작성

- 구체적인 수치 자료가 있으면 설득력이 높아짐

- 날짜는 연, 월, 일 글자 대신 .으로 구분, 시간은 24시간제로 작성

- 마지막에 사안을 진행함으로써 기대되는 효과 정리

 

4. 회의록

회의록

- 맥락을 놓치지 않는 선에서 참석자들의 말을 가능한 많이 기록

- 대본 형식으로 의견을 정리하면 나중에 구조화하기 편리

- 회의 참석자가 많은 경우 A, B, C등으로 정리

- 가급적 하는말 그대로 완성된 문장으로 기록

- 희의중 아이디어는 다른 공간에 핵심만 작성

 

회의 종료후

- 먼저 타이틀과 날짜, 참석자(소속/이름), 회의록 작성자를 기록

- 그 다음 회의의 주요 안건을 작은 타이틀로 정리

- 진행 순서가 아닌 안건별로 사람들의 의견을 재구성하여 정리

- 왜 해당 의견이 나왔는지 정리(지나친 요약 주의)

- 질의응답이 있었을 경우 표를 이용하여 정리하면 더욱 보기 편함.

 

 

5. 품의서

품의서

- 회사의 경비를 집행하기 이전에 승인을 요청하는 문서

- 경비 집행 이외에도, 업무를 진행하기에 압서 허락을 구해야 할 때

- 회사 규모가 작을 경우 간단하게 업무 승인 요청. 비용과 관계 없는 품의서는 굳이 예산 항목에 넣지 않음

 

포인트

- 제목에는 관계 법력 또는 시규, 프로젝트면, 핵심 내용을 포함

- 이일을 왜 진행하는지, 어떤 이익이 있는지를 포함한 목적 1~2줄

- 세부 내용으로 전체적인 일정, 담당자, 진행계획을 정리

- 예산은 구분(항목) / 금액 / 내역으로 나누어 표를 이용하여 기재

 

6. 업무메일

작성 순서

- 제목에는 어떤 업무메일을 보낸 건지 한 눈에 볼 수 있도록 작성

- 제목 가장 첫 부분에 [회사명] 형식으로 회사명 기재하는 것이 필수

- 가장 첫 부분에 보인 소개, 수신자에게 간단한 인사 적기

- 본문 가장 첫 분단에는 문제나 안건을 간단하게 적고 요청 사항 기재

- 마지막 부분에는 마무리 인사 및 답신 필요 여부를 꼭 기재하기

 

포인트

- 문장은 두괄식으로, 접속사를 최대한 줄여 간결한 문장으로 적기

- 요청사항이 있을 땐 반드시 기간을 정하기(답시도 동일)

- 참조(CC): 수신자와 내용 숙지해야 할 수신인 지정 후 발신

- 숨은 참조(BCC): 메일을 받는 사람에게 다른 수신자를 알리고 싶지 않을 때

 

7. 사업제안서

제안서

- 프로젝트제안서, 투자제안서, 회사소개서, 입점제안서에 해당

- 기본적인 구조는 상대방이 우리 회사에 대해 알고 싶어하는 내용 작성

- PPT 형식으로 제작시 디자인 요소 고려.

- 요청서를 읽고 요청자가 요구하는 내용을 빼먹지 않고 작성

 

포인터

- 회사에 대한 소개와 현재 진행중인 사업 소개 및 타 회사와 차별화된 특장점 소개

- 현재 시장 현황 분석후 회사의 방향 제시

- 수행 전략은 단기(분기/반기) / 중기(년) / 장기(3~5년) 세분화 하기

- 마지막에 현재 매출(선택), 추정소요자금과 예상 매출 작성

 

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Reference

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