[업무 방법론] 회의 방식

 

절대적인 정답이 아닌 방법중 하나입니다.
참고하여 본인들의 상황에 맞게 수정해서 사용하세요.

Index

1. 회의 방식

2. Google 회의 방식

3. Tesla 회의 방식

4. Amazon 회의 방식

5. Apple 회의 방식

6. Pixar 회의 방식

Reference

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1.  회의 방식

회의 방식

- 회의는 나쁜 조직의 징후이다. 회의는 적을수록 좋다. - 피터드러커

- 분야별, 상황별 회의의 방식을 달라져야 함.

- 회의가 왜 필요한지, 누구를 대상으로 하고 어떤 기대효과를 기대하는지 정해야함.

- 이를 정하지 않으면 회의 주관자는 자신이 "수많은 회의와 의견조율을 통해 결론을 도출해내는 소통하는 리더"라는 착각에 빠지게 됨. 그리고 이러한 착각은 더 확고해져서 자신이 무의미한 회의를 하고 있다는 생각을 하지 못한채 또 다른 회의를 양산해내는 악순환에 빠지게 됨.

- 중요한 건 1) 목적 2) 회의 종료시간 3) 종료시간전 의견과 장단점, 현실가능성등 정리

- 회의는 주관자의 궁금증 해소의 자리가 아님. 상황보고와 동일하지 않음.

 

 

2. Google 회의 방식

Google 회의 진행 방식 8가지

- 우리는 천 개의 검색 결과가 꼭 10개의 좋은 결과만큼 유용하지 않다는 사실을 발견했다 - 세르게이 브린

- 회의는 팀의 성과를 향상시키기 위해 필수적인 요소.

- 잘 진행된다는 가정하에 진행 상황을 공유하고 의견을 나누며, 문제점을 해결할 수 있는 효과적인 도구.

- 빠른 의사결정과 효율적인 의사소통이 중요. 효율적인 회의를 위한 노력이 필요.

 

1. 모든 회의에는 리더가 필요

- 리더가 없다면 최선의 결정보다 타협하여 결정을 내리기 떄문에 좋은 결과를 얻기 어려움.

- 최종 결정권을 가진 사람. 명확한 '의사 결정자'가 필요함.

 

2. 회의에는 명확한 목적과 구조가 필요

- 회의가 길어지는 이유는 목적과 구조가 명확하게 정의되지 않았기 때문.

- 24시간 전에 회의를 소집하고 회의 내용이 적절한지 확인하고 목표를 설정하고 참석자를 결정 후 의제를 공유

 

3. 정보 공유나 브레인스토밍을 위한 회의에도 여전히 회의를 이끄는 사람이 필요

- 아이디어를 위한 회의라고 느슨하게 진행하면 시간 낭비가 될 수 있음.

- 역시 리더가 필요함.

 

4. 꼭 필요힌 경우에만 회의를 진행

- 모든 회의에는 목적이 있어야하고 목적이 잘 정의되지 않았거나 해당 목적을 달성하지 못하면 회의를 없애야함.

- 습관적인 정기 회의 참석인 경우 회의의 목적을 재정의하거나 그만 두는 것을 고려.

 

5. 회의는 8인 이하로 제한

- 회의에 참석한 모든 사람이 의견을 제시해야 함.

- 방관자는 자신이 생산적으로 사용할 시간을 낭비하고 열정적인 참가자가 너무 많다면 대화의 질을 떨어뜨림.

- 회의에 참석하지는 않지만 회의 결과의 공유가 필요한 사람에게 회의 내용 전달.

 

6. 꼭 필요한 사람만 회의에 참석

- 중요한 회의일수록 회의에 실질적으로 자신이 필요한 경우에만 참석

 

7. 시간 제약을 엄격히 준수

- 회의는 정시에 시작하고 정시에 종료.

- 회의가 끝나면 회의실을 떠나 회의 내용을 정리.

- 오래 진행되는 회의의 경우 적절한 휴식 시간을 일정에 포함.

- 회의가 일찍 끝난다면 나머지 시간을 때우려고 하지 말고 바로 해산.

 

8. 회의에 온전히 참석

- 앞의 규칙을 지킨다면 꼭 필요한 회의에만 참석할 것

- 실제로 회의에 온전히 집중

 

3.  Tesla 회의 방식

Tesla 회의 방식(일론 머스크의 업무 원칙 6가지)

- 효과성, 효율성, 융통성을 중요시 여김

- 회의를 하는 이유, 회의로 내가 얻는것과 내가 기여하는 것

- 추상적이고 무비판적으로 회의는 늘상 해왔으니 하는게 좋지 않을까하는 순간 본인의 사고력을 점검해볼 것

- 의사소통에 있어 효율적이여야함. 불필요한 절차에 종속 혹은 비효율적인 소통은 서로의 시간을 낭비시킴.

- 융통성이 필요. 불필요한 회의에 맹목적인 참석 및 정해진 규칙을 그대로 수용하는 것은 융통성이 없는 행동.

 

1. 대규모 회의를 피하라

- 대규모 회의는 귀중한 시간과 에너지를 낭비.

1) 대규모 회의는 사람이 너무 많아 토론이 어려움

2) 사람을 의식해 개발적이보다는 수비적이게 됨.

3) 모든 사람이 참여할 시간이 없음.

-> 모든 사람에게 가치를 제공하지 않는 한 대규모 회의 일정을 잡지말 것.

 

2. (토론 과정에서)기여하지 않을 경우 회의에서 떠나라.

1) 회의에서 발언하는 일이 없고

2) 가치를 제공하지 못하고

3) 결정할 일이 없다면

- 참석할 필요가 없음.

- 회의에 불참하는 것은 무례한 일이 아님

- 불필요한 회의에 참석해서 다른 사람들의 시간을 낭비시키는 것이 더 무례함.

 

3. 명령 계통을 무시하라

- 관리자를 통하지 말고, 동료와 직접 소통할 것.

- 빠른 의사소통자는 빠른 결정을 내림.

 

4. 영리하게 굴지 말고 명확해져라

- 허튼소리나 전문 용어를 피할 것. 

- 간결하게 요점만 말해서 이해하기 쉽게 할 것.

- 똑똑하게 들리는 것보다 효율적이여야 함.

 

5. 잦은 회의를 버려라

- 모두의 시간을 낭비하는 방법은 잦은 회의

(회의가 필요한 경우)

1) 협력할 때

2) 문제를 함께 해결해야 할 때

3) 긴급한 문제의 처리가 필요할 때

- 대부분의 문제는 회의 없이 해결 가능.

- 회의 대신 문자, 이메일, 디스코드 혹은 슬랙을 이용하여 연락 보내기

- 필요하지 않는 경우 팀의 작업 흐름을 방해하지 말 것.

 

6. 상식을 활용하라

(규칙을 지키지 않을 경우)

1) 문제가 안되거나

2) 진행상황에 기여하는 것이 아니거나

3) 특수한 경우

- 눈을 가리는 규칙을 따르지 말고 본인의 상식을 따라라.

 

 

 

4. Amazon 회의 방식

Amazon 회의 방식

- Most mettings are pointless. Make them matter - 제프 베조스

- 회사 고위 임원은 높은 수준의 의사결정을 몇번 내림으로서 돈을 받습니다. 하루 세번 좋은 결정을 내리면 충분합니다. 그리고 그 결정들은 제가 결정하는 것만큼 품질이 높아야 합니다. 워렌 버핏은 1년에 세번 좋은 결정을 내리면 괜찮다고 이야기합니다. - 제프 베조스

 

1. 회의 전 pager에 기반한 자료 작성

- 1-page(핵심보고), 6-page(아이디어 제안)의 회의를 위한 문서를 회의시간 전에 작성 후 회의시간에 배포하여 읽어보고 진행

- 회의 내용과 관련한 문맥 파악을 위해 PPT 사용 대신 문서를 사용

 

2. 회의 목적에 맞는 회의 형식 결정

- 회의의 목적에 맞게 회의 준비, 구성, 체계 및 운영방법에 대한 고민이 필요

- 아이디어 회의: 5~6인이 모여 화이트보드와 포스트잇을 사용하여 브레인스토밍  방식으로 진행. 

- 의사결정 회의: 결정이 필요한 사안을 다루고 있다는 점에서 What(무엇), Who(누가), When(언제까지)로 회의 목표를 공유하며, 진행에 따른 성공 기준을 설정

 

3. 회의를 줄여라

- 회의를 소집하는 것만 보아도 해당 사람의 실력이 보임.

- 회의에 누구를 불러야 필요한 논의를 할 수 있을지는 회의 주체자가 생각해야할 요소.

- 회의에 관계되지 않은 사람들은 회의 참석을 하지 않도록 하며, 회의에 꼭 필요한 사람만이 참석하도록 함.

- 불필요한 회의 시간을 늘리지 않으며, 대면 미팅 외에 다양한 방식의 회의 형식을 적용.

- 회의로 인해 낭비되는 시간과 에너지를 잘 관리해야함.

 

 

(+) 아마존식 자료 작성법

1) 결론을 먼저 쓰고, 뒤 문단에서 사실에 근거해 이를 설명하도록 함. 문장을 짧게 끊어 씀.

2) 아마존은 거꾸로 생각하기 방식으로 생각하여 제안형 회의에 제출할 자료를 작성. 목표를 정하고 이를 위해 무엇을 해야 할지 생각하는 방식 

3) 신규 프로젝트 론칭시 보도 자료형식을 사용

- 헤드라인: 상품에 대한 짧은 설명 -> 진행하려하는 프로젝트를 빠르게 인식할 수 있는 문장.

- 시장: 해당 서비스나 상품으로 이익을 얻는 사람들 설명 -> 누가 이익을 얻는가

- 상품 개요/이점 : 상품이나 서비스 요약 및 이점 정리 -> 어떻게 그 방법이 문제를 해결해 주는지

- 해결할 문제: 어떤 문제를 해결하려 하는지 명확하게 표현 -> 문제가 무엇인지, 왜 상대가 이익을 얻는지

- 해결 방법: 문제를 해결할 방법 설명. 어떤 면에서 뛰어난지 표현 -> 문제를 해결할 방법은 무엇인지

- 책임자 의견: 아마존 책임자의 의견으로 고객에게 어떤 가치를 제공할 수 있는지 

- 고객 의견: 어떤 이점이 있는지, 얼마나 쉽게 시작할 수 있는지 고객 관점에서 의견을 표현

- 얼마나 쉬운지: 얼마나 쉽게 그 상품이나 서비스를 시작할 수 있는지 설명

- FAQ -> 아이디어를 처음 듣는 사람들이 할만한 질문은 무엇일지

 

(+) 6 Pager: 문서 작성법

- 10pt로 6 페이지의 글을 스토리라인 형식으로 작성

 

(6 pager 구성)

1) Introduction(소개): 문서의 목적을 알림. 2~3문단, 문서의 내용이 목표하는 "비전"에 왜 중요한지

2) Goal(목표): 프로젝트를 통해 달성해야 하는 것과 달성을 확인하는 수치 3~4개

3) Tenets(원칙): 프로젝트를 진행하는 동안의사 결정의 방향이 되는 원칙과 기조를 정하는 부분. 상충되는 경우 우선 순위 선정.

4) State of the business(현재 상황): 비즈니스적 관점에서 왜 중요하고 어떤 수치가 있는지 간단하게 작성. Appendix에 추가.

5) Lesson learned(이전 상황): 이전 시점 기준으로 어떤 일을 했고 결과가 어땠고 이를 통한 결론을 서술.

6) Strategic Priorities(앞으로의 계획): 구체적으로 어떤 것을 실행할지 이를 통해 어떤 것이 달성되는지 구체적으로 서술. goal 달성을 위해 어떤 가설을 세우고 행동할지(예측)와 이를 이루기위한 실제 계획 작성.

 

 

5. Apple 회의 방식

Apple 회의 방식(스티브 잡스의 효과적인 미팅 3가지)

- 저는 당신이 이 회의에 굳이 필요없다고 생각합니다. 고맙습니다 - 스티브 잡스

 

1. Small List / Small Agenda / Short Length

- 회의는 최대한 적은 인원으로 한다. 불필요한 인원은 회의에서 제외.

- 참석자가 많으면 회의는 비생산적으로 끝남. 많은 사람들은 방해가 되고 오해의 가능성이 커짐.

- 의제를 3개이내로 줄임.

- 많은 의제는 개인의 생각의 시간을 줄이게 됨. 집중하기 힘들고 즉흥적인 대화가 오고 갈 가능성이 큼

- 짧은 회의

- 사람이 집중할 수 있는 시간은 길지 않음. 집중해서 토론할 수 있는 시간 내로 진행.

 

2. DRI(Directly Responsible Individual)

- 참석 인원만큼이나 책임을 명확하게 할당하는 것이 중요

- 회의가 끝나면 회의의 모든 결정에 DRI(책임자)를 선정

- DRI는 가장 직접적으로 관련 결정 사항 및 실행 사항에 대한 책임을 지는 사람

 

3. 자유로운 회의

- 걸으면서 대화를 하는 것이 주제에 따라 더 생산적이고 창의적인 대화가 가능.

- 스티브 잡스는 딱딱한 발표는 싫어했지만 자유분방한 면대면 회의는 좋아함.

- 팀이 기술에 의지하지 않고 열정억으로 토론하고 비판적으로 생각하기를 원해서 슬라이드 쇼를 금지

- 나는 사람들이 생각하는 대신에 슬라이드 프레젠테이션을 사용하는게 싫어. 사람들은 프레젠테이션을 만들어서 문제에 대응하잖아. 나는 사람들이 슬라이드 몇 장 보여주는 것보다는 좀 더 몰입해서 결론이 날 때까지 회의를 했으면 좋겠어. 자기가 무슨 말을 하는지 아는 사람들은 파워포인트가 필요 없을 거 아냐 - 스티브 잡스

 

 

6. Pixar 회의 방식

Pixar의 회의 방식(영화 제작사의 회의 방식)

 

1. 책임은 리더가 지지만 리더를 외롭게 두지 않음

- 책임자가 명확하지 않으면 흔히 성공하면 내 탓, 실패하면 네 탓이 됨.

- 모든 책임은 '감독'에게 있다는 것을 명시. 책임은 감독이 지지만 이슈를 해결하는 것을 도와주는 것은 모든 참석자들의 역할

 

2. 문제 해결 중심의 생산적 회의

- 어려움을 공유하고 그 문제를 해결하기 위해 서로의 아이디어를 더하는데 집중하며 그 문제를 실패의 잠재적 원인으로 바라보기 보다는 학습의 대상으로 인식

- 문제가 발생할 경우 사람이 아닌 문제 자체에 초점을 맞추고 모두가 함께 문제를 해결해 나가는 신뢰감을 모든 회의 참석자들이 가질 수 있도록 노력

 

3. 누구도 회의를 지휘할 수 없음.

- 회의에서 논의되는 어떤 사항도 강제적으로 실행 명령할 사람은 없음

- 누구도 명령이 불가하며 의견 반영 여부는 최종 결정권자인 해당 영화의 감독에게 존재.

- 실행의 강제성이 없기에 자유로운 의견 반영

 

4. 잔인할 정도로 솔직하게 회의

- 개인적으로 받아들이기 보다는 더 나은 작품을 위한 것으로 인식, 문제를 함께 고쳐 나가기 위해 다른 회의 참석자들에게 피드백을 요청하고 조언을 받음.

- 신뢰만을 기반으로 한 회의 문화나 의견 간의 창조적 마찰을 주용시 여기는 문화는 픽사가 진짜 회의를 진행할 수 있도록 돕는 원동력

 

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Reference

[Blog: Business Insider(Google Chair Eric Schmidt's 8 Rules For Running A Great Meeting)] https://www.businessinsider.com/googles-rules-for-a-great-meeting-2014-9

[Blog: Tistory(일론 머스크가 직원들에게 보낸 6가지 조언)] https://brunch.co.kr/@a8ea39742de1492/46

[Blog : JANDI blog(스티브 잡스가 사용한 효과적인 미팅을 위한 3가지 테크닉)] https://blog.jandi.com/ko/2015/09/07/steve-jobs-3-meeting-techniques/

[Blog: BrunchStory(회의는 어떻게 해야할까?)] https://brunch.co.kr/@bea-read-record/8

[Blog: Medium(6 Pager narratives)] https://jhk0530.medium.com/6-pager-narratives-3e495b6c238c